Ich möchte Ihnen heute gerne eine kleine und sehr effiziente Methode vorstellen.
Sie ist sehr leicht zu erlernen, einzusetzen und benötigt nahezu keine zusätzlichen Ressourcen. Wenn Sie ein paar mal damit gearbeitet haben, werden Sie verblüfft sein, wie effizient Sie arbeiten und die Geschwindigkeit, wie auch die Qualität Ihrer Arbeit verbessern können.
3 wichtige Vorteile für Sie
- Sie sind wirksamer in der Bearbeitung Ihrer wichtigen Aufgaben
- Sie werden sich weniger erschöpft oder ausgebrannt fühlen
- Sie fühlen sich besser, weil Sie Erfolgserlebnisse haben
Und was hat das nun mit Tomaten zu tun?
Nichts! 🙂
Es ist aber wahrscheinlich, dass der Entwickler der Methode Francesco Cirillo einen Küchertimer in Tomatenform benutzt hatte, um die Zeiteinheiten während der Durchführung zu messen. Deshalb auch "Pomodoro-Technik".
Die Methode benötigt im Grunde nur 5 Schritte:
1
PLANUNG
Notieren Sie sich alle Aufgaben bzw. Arbeiten für Ihren Arbeitstag.
2
TIMER STARTEN
Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein.
3
FOKUSIERTES ARBEITEN
Starten Sie eine Aufgabe und arbeiten Sie 25 Minuten ausschließlich an dieser Aufgabe (dies entspricht 1 Pomodoro ≡ 1 Tomate).
4
KLEINE PAUSE
Sind die 25 Minuten (1 Tomate) abgelaufen, so machen Sie eine kurze Pause von 5 Minuten.
5
GROSSE PAUSE
Nach 3 Tomaten machen Sie eine längere Pause von 15-20 Minuten.
Diese einfache Methode bedient gleich mehrere Prinzipien guter Arbeitsorganisation:
Planung
Sie planen Ihre Arbeiten und schätzen den Zeitaufwand dafür ab.
Bearbeitung
Sie führen die Arbeit fokussiert als Mono-Tasking durch.
Erholung
Sie setzen Erholungspausen in der optimalen Frequenz.
Aufzeichnung
Sie protokollieren, was Sie in welcher Zeit getan haben.
Visualisierung
Sie schließen die Aufgaben auch visuell ab und sorgen für Erfolgserlebnisse (abhaken).
Nachbereitung
Sie können Ihre Aufzeichnungen für Analysen und Optimierungsprozesse oder auch im Projektmanagement nutzen.
Die großen Pluspunkte liegen hier aber eindeutig auf dem fokusierten Arbeiten an einer Aufgabe dem sogenannten MONO-TASKING und in der Balance von Arbeit und Pausen, um Müdigkeit bzw. Erschöpfungszustände zu vermeiden.
Bisher wurde angenommen, dass Multitasking-Fähigkeiten vorteilhaft für die Flexibilität und die Gleichzeitigkeit von verschiedenen Arbeiten wären, in der Annahme damit die Produktivität der Arbeit zu steigern.
Heute wissen wir aus verschiedenen Studien, dass dies nicht der Fall ist.
Nach Erkenntissen des Center for Cognitive Brain Image an der Carnegie Mellon University (2001) wird das menschliche Gehirn, egal ob es einen visuellen oder einen sprachlichen Reiz verarbeitet, abgelenkt und in dieser Aufgabe langsamer, wenn weitere äußere Reize hinzukommen.
Für unsere Annahme, immer besser und schneller durch Multitasking zu werden, gibt es bis dato keine empirischen Belege – im Gegenteil.
Zusätzliche Ergänzungen für erhöhten Nutzwert der Pomodoro-Technique:
Ich selbst benutze diese Technik bereits seit mehreren Jahren und habe nur sehr gute Erfahrungen damit gemacht. Wie bei allen Neuerungen im Selbstmanagement, gibt es einen entscheidenden Aspekt für den erfolgreichen Einsatz:
T.U.N. - Tun. Unbeirrt. Nochmals
Es braucht erfahrungsgemäß eine Zeit, bis sich Neues "ritualisiert" hat. Gestatten Sie sich selbst Leichtigkeit im Umgang mit der neuen Methode. Spielen Sie damit und finden Sie Ihren Weg für eine gute Integration in Ihren Arbeitsalltag. Aber bleiben Sie am Ball. 🙂
Es gibt mittlerweile etliche Tools oder Apps, um die Technik leichter rechnergestützt umzusetzen. Ich habe viele davon ausprobiert und wieder verworfen. Für Windows-Plattformen oder Mac und iOS. Da ich ein Freund von Unkompliziertem bin, nutze ich heute FOCUS von der deutschen Firma Laser Focused sowohl für iOS als auch MacOS. Aber da sollten Sie sich selbst ausprobieren und Ihren besten "Begleiter" finden.
Fokus ist Fokus ist Fokus
Widmen Sie sich während der 25 Minuten wirklich ausschließlich Ihrem gewählten Thema. Es wird natürlich immer wieder vorkommen, dass Sie gestört werden. Sei es durch Telefon, Kollegen oder andere "Störquellen".
Beugen Sie diesen Ablenkungen und Unterbrechungen vor, indem Sie die Randbedingungen für fokussiertes Arbeiten schaffen - also alle Ablenkungsmöglichkeiten, wie z. B. Telefon, Email-Benachrichtigung, SMS, WhatsApp, usw. abschalten.
Je nach Wichtigkeit Ihres Thema, kann es sogar sinnvoll sein, sich "wegzuschließen", d. h. einen Raum (z. B. ein Besprechungszimmer) aufzusuchen, in dem Sie vor äußerer Ablenkung geschützt sind. Oder bitten Sie Ihre KollegInnen, Sie für die geplante Zeit nicht zu stören, richten Sie eine Telefonumleitung ein.
Nutzen Sie soviel "Pomodoros", wie Sie für den Abschluss Ihrer Aufgabe benötigen. Sind Sie vor Abschluss einer Pomodoro mit der Aufgabe fertig, nutzen Sie die restliche Zeit, um dieses Thema gedanklich weiter zu entwickeln, zu prüfen oder noch einmal "mit Abstand von Aussen" zu betrachten und kritisch zu hinterfragen.
Pausen sinnvoll nutzen
Machen Sie die Pausen zu echten Pausen von Ihrem Fokus-Thema. Also nicht etwa Emails lesen oder ähnliches. Geben Sie Ihrem Hirn und Körper "neue Nahrung und Abwechslung". Sind sie im Büro, könnten Sie z. B. eine Pause nutzen, einem Kollegen eine Information persönlich zu geben, statt eine Email zu schreiben. Oder ein kurzes Schwätzchen mit dem Nachbarn, eine kleine Dehnübung, eine Kurzmeditation, einen Tee oder Kaffee trinken, ein paar Schritte gehen, usw..
Ich wünsche Ihnen viel Spaß und viel Erfolg mit der Tomate! 🙂
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Kommen Sie gut durch den Tag!
